حركة مستنداتك أصبحت أكبر
دع نظامك يكبر معها
في هذه المرحلة، المشكلة ليست في قلة الملفات؛ بل في كثرتها وتنقّلها بين أكثر من شخص كل يوم. تحتاج طريقة منظّمة يعرف فيها كل فرد دوره، وأين يجد ما يحتاجه، دون الرجوع إليك في كل تفصيل.
علامات تظهر مع زيادة الحجم وتعدد الأشخاص
كلما زادت الحركة، أصبح الانتظام أكثر قيمة. هذه العلامات التي تراها في هذه المرحلة:
كل فرد يحفظ بطريقته الخاصة
الموظف الجديد يقضي أسبوعاً ليفهم أين تُحفظ الملفات وكيف تُسمّى، ولكل فرد «نظامه» الخاص.
الجميع يرى كل شيء — وهذه مخاطرة
لا تملك تحكماً واضحاً بمن يفتح أي ملف. ملفات حساسة مكشوفة، واحتمال التسريب قائم.
التعاون يجري عبر البريد والمحادثات
تعديل على عقد يتحول إلى سلسلة رسائل، تنتهي بثلاث نسخ لا يعرف أحد أيها النهائية.
لا تعرف من فعل ماذا
حُذف ملف أو عُدّل، ولا تملك أي سجل يخبرك من ومتى.
هيكل يشبه طريقة عملكم — وكل فرد يرى ما يخصّه فقط
ترتّب مجلداتك بالشكل الذي يعكس أقسامك، وتحدّد بدقة من يقرأ ومن يعدّل ومن يحمّل. النظام يفرض القاعدة تلقائياً — دون أن تذكّر فريقك بها كل يوم.
في هذا الحجم، الانتظام هو ما يفرّق بين شركة تنمو بثقة وأخرى تغرق في التفاصيل. الصلاحيات الواضحة تحميك وتسرّع عملك في آنٍ واحد.
اعملوا معاً على المستند نفسه — بمسار واضح
- نسخة واحدة صحيحة يعمل عليها الجميع، دون تضارب
- كل إصدار سابق محفوظ، ويمكنك الرجوع إليه وقت الحاجة
- تُسند المهمة مع المستند نفسه، وتتابع الإنجاز دون مكالمات
التعاون اليومي بين عدد متزايد من الأفراد يحتاج مساراً واضحاً، لا مجموعة محادثة. هنا يسير العمل بنفسه وأنت تتابع النتيجة.
كلما زادت ملفاتك، أصبح البحث الذكي أهم
تكتب كلمة من داخل أي مستند — حتى الممسوح ضوئياً — فتجده فوراً وسط آلاف الملفات. وكلما كبر أرشيفك، زادت قيمة أن تجد ما تريد في ثانية بدلاً من التقليب اليدوي.
- بحث في محتوى المستندات الممسوحة ضوئياً
- نتائج فورية وسط آلاف الملفات
- دعم كامل للعربية والإنجليزية
كل ما تحتاجه لإدارة دورة المستند اليومية
مسح ضوئي مباشر وترقيم آلي
لكل مستند معرّف فريد يربط الورقي بالرقمي.
تذكيرات انتهاء الوثائق
لا عقد ولا ترخيص يفوت دون تنبيه.
سجل كامل لكل عملية
تعرف من فتح أو عدّل أو حمّل أي مستند، ومتى.
بالحماية نفسها التي تعتمدها المؤسسات الكبرى
تشفير AES-256
حماية كاملة أثناء النقل والتخزين.
استضافة داخل المملكة
بياناتك ضمن السيادة الرقمية السعودية.
نسخ احتياطي تلقائي
يضمن استمرارية عملك دون انقطاع.
دعم فني يفهم سياقك
فريق دعم يتحدث لغتك ويفهم احتياجك.