حوّل أرشيفك الورقي إلى قاعدة معرفة قابلة للبحث والاستخدام
نزور مواقع الأرشيف والمستودعات، ونحصر الوثائق ونقيّم حالتها وحجمها، ثم نصنّفها ونجهّزها ونمسحها ضوئيًا ونفحص جودتها. نستخرج النصوص والبيانات الوصفية، ونربط كل وثيقة بموقع أصلها الورقي، ثم نستورد المحتوى إلى نظام مستند ليصبح أرشيفًا رقميًا منظمًا وقابلًا للبحث والمعالجة والاستفادة.
لا نحوّل الورق إلى صور فقط. نحوّله إلى معلومات يمكن لمنشأتك الوصول إليها واستخدامها.
ما هي خدمة المسح الضوئي ورقمنة المستندات؟
خدمة المسح الضوئي ورقمنة المستندات عملية متكاملة تبدأ بحصر الأرشيف الورقي وتصنيفه وتجهيزه، ثم مسحه ضوئيًا وفحص جودة الملفات الناتجة، واستخراج النصوص عبر OCR، وإضافة البيانات الوصفية والفهرسة، وربط الوثائق بمواقع أصولها الورقية، ثم استيرادها إلى نظام إدارة وثائق لتصبح قابلة للبحث والاسترجاع والمشاركة والمعالجة.
ما الفرق بين المسح الضوئي والرقمنة؟
المسح الضوئي ينتج صورة رقمية من الورقة. أما الرقمنة فتحوّل الصورة إلى وثيقة منظمة تحتوي نصًا قابلًا للبحث وبيانات وصفية وتصنيفًا وموقعًا وصلاحيات وسياقًا يمكن استخدامه داخل العمليات. لذلك قد تمتلك المنشأة آلاف ملفات PDF ومع ذلك لا تمتلك أرشيفًا رقميًا فعليًا ما لم تكن هذه الملفات مفهرسة وقابلة للوصول والاستخدام.
من صناديق يصعب الوصول إليها إلى معرفة مؤسسية
الوثائق الورقية أصول مهمة، لكن قيمتها تبقى مجمّدة داخل الصناديق حتى تُرقمن وتُفهرس وتصبح قابلة للوصول.
حفظ الأوراق لا يعني أنك تستفيد منها
قد تكون الوثائق أصولًا قانونية ومالية وتشغيلية وتاريخية مهمة، لكن الاحتفاظ وحده لا يكفي. إذا احتجت إلى عقد قديم أو خطاب أو فاتورة أو ملف موظف، ولم تعرف في أي مستودع أو رف أو صندوق يوجد، أو لم تستطع البحث داخل محتواه، فالأصل موجود لكن قيمته العملية شبه معطلة. الرقمنة المنظمة تحافظ على الأصل، وتكشف محتواه، وتحدد موقعه، وتربطه بسياقه، وتجعله متاحًا للأشخاص المخولين عند الحاجة.
كن جاهزًا قبل أن تُطلب الوثيقة
تساعد الرقمنة المنظمة منشأتك على معرفة ما تملكه من وثائق، وأين توجد، ومن يحق له الوصول إليها، وكيف تُسترجع بسرعة عند الحاجة — فتبقى وثائقك جاهزة للوصول والمشاركة والتدقيق في أي وقت.
خدمة متكاملة من الزيارة حتى تشغيل المعرفة
لا تقتصر الخدمة على تصوير الأوراق؛ نغطي رحلة الوثيقة كاملة من موقعها الورقي حتى تصبح محتوى ذكيًا داخل مستند.
زيارة الموقع وتقييم الأرشيف
نزور المستودعات وغرف الأرشيف والمكاتب والخزائن لفهم أنواع الوثائق وترتيبها وحالتها ومستويات سريتها وجاهزيتها للمسح.
حصر الكميات وتقدير النطاق
نقدّر الكميات بحسب طبيعة الأرشيف (صناديق وملفات ومجلدات وصفحات وأحجام)، ونوضح الأعمال المطلوبة في كل مرحلة.
إعداد هيكل التصنيف والفهرسة
نتفق معك على طريقة التنظيم قبل المعالجة الشاملة: الإدارات والأنواع والسنوات والمشروعات والأرقام المرجعية ودرجات السرية.
ضبط حركة الوثائق والتخزين المؤقت
ندير حركة الملفات من موقعها الأصلي عبر مراحل التجهيز والمسح والمراجعة بما يحفظ تسلسلها ويقلل احتمال الفقد أو الخلط.
التصنيف والترميز والترتيب
نفرز الوثائق ونرمّزها ونرتّب الصفحات ونعالج حالات الخلط أو التكرار أو النقص ضمن سجل واضح يربط كل أصل بنسخته الرقمية.
المسح وفحص الجودة
ننتج نسخًا رقمية واضحة وفق الجودة والصيغة المتفق عليها، ونراجع الاكتمال والوضوح والاتجاه، ونعيد معالجة الملفات غير المقبولة.
OCR واستخراج الحقول
نستخرج النصوص العربية والإنجليزية لتصبح قابلة للبحث، ونلتقط الحقول المطلوبة مثل الأرقام والتواريخ والأطراف والمبالغ.
البيانات الوصفية وربط الموقع المادي
نضيف لكل وثيقة بيانات تمنحها سياقًا (النوع والرقم والتاريخ والمالك والتصنيف والحالة)، ونربط النسخة الرقمية بموقع الأصل الورقي.
الاستيراد إلى مستند وتشغيل المعرفة
نرفع المحتوى ضمن المجلدات والتصنيفات والصلاحيات المتفق عليها، ليصبح الأرشيف قابلًا للبحث والمشاركة والمعالجة وطرح الأسئلة.
من المستودع إلى مستند في عشر مراحل مترابطة
المعاينة والحصر
معرفة ما الموجود، وأين يوجد، وكم حجمه، وما حالته، وما مستوى حساسيته.
التصنيف وخطة المعالجة
تحديد أنواع الوثائق وهيكلها والبيانات المطلوب التقاطها ومستوى الجودة والمراجعة.
الاستلام والترميز والتجهيز
ضبط الدفعات وربطها بمواقعها، وترتيب المواد وتجهيزها للمسح دون فقد تسلسلها.
المسح الضوئي
تحويل الصفحات إلى ملفات رقمية واضحة بالصيغة والجودة المناسبة.
فحص الجودة
مراجعة الاكتمال والوضوح والترتيب، وتصحيح أو إعادة معالجة الملفات غير المقبولة.
OCR واستخراج البيانات
تحويل الصور إلى نص قابل للبحث، واستخراج الحقول والقيم المطلوبة من الوثائق.
الفهرسة والمواقع المادية
إضافة البيانات الوصفية والتصنيفات وربط النسخة الرقمية بمكان أصلها الورقي.
الاستيراد والتشغيل داخل مستند
رفع المحتوى ضمن الهيكل والصلاحيات، وإتاحته للبحث والمشاركة والأرشفة والمعالجة.
تفعيل المعرفة المؤسسية
استخدام محتوى الأرشيف في البحث الذكي وطرح الأسئلة وإعداد التقارير بدل العودة إلى الصناديق.
إغلاق دورة الأصول الورقية
إعادة الأصول إلى مواقعها أو تنظيمها أو نقلها إلى تخزين معتمد وفق قرار الجهة ومدد الحفظ.
اعرف مكان الوثيقة رقميًا وماديًا
لا تقطع الرقمنة العلاقة بين النظام والأصل الورقي. يجمع مستند في سجل واحد النسخة الرقمية والنص المستخرج والبيانات الوصفية والتصنيف والمالك والحالة وموقع الأصل الورقي.
تسلسل موقع الأصل الورقي
- رقم العقد
- C-2024-0186
- تاريخ العقد
- 2024-03-12
- الأطراف
- شركة المنشأة · المورد المعتمد
- الإدارة المالكة
- إدارة المشتريات
- درجة السرية
- سري
- موقع الأصل الورقي
- الرياض، المبنى الإداري، مستودع 2، المنطقة B، الرف 14، الصندوق 36، الملف 8
من ملف PDF صامت إلى معرفة مؤسسية
ملف PDF المصوّر يحفظ شكل الورقة، لكنه لا يضمن الوصول إلى المعلومة داخله. تظهر القيمة عندما يجتمع:
عندها يستطيع الموظف المخوّل أن يسأل أرشيفه:
لماذا تستحق الرقمنة المنظمة؟
الوصول إلى المعلومة بدل البحث عن الصندوق
يبحث المستخدم داخل المحتوى والبيانات بدل التنقل بين المستودعات والرفوف.
الحفاظ على المعرفة عند تغير الموظفين
لا تبقى معرفة مكان الوثائق وأسمائها مرتبطة بموظف واحد أو ذاكرة فريق قد يتغير.
تقليل الاعتماد على تداول الأصول
تُستخدم النسخة الرقمية في العمل اليومي، ويبقى الأصل في موقعه ولا يُنقل إلا عند الحاجة والصلاحية.
جاهزية أقوى للتدقيق والمراجعة
يساعد التنظيم والفهرسة وسرعة الاسترجاع على تقديم الوثائق المطلوبة ومعرفة سياقها وموقعها عند الطلب.
حماية الأرشيف من نقطة فشل واحدة
تقلل النسخة الرقمية المنظمة الاعتماد الكامل على مكان مادي واحد، مع بقاء النسخ الاحتياطي والحماية جزءًا من إدارة النظام.
الاستفادة من المحتوى في العمليات
تُستخدم الوثائق في المشاركة والموافقات وسير العمل والتقارير والبحث الذكي بدل بقائها خارج دورة العمل.
جاهزية تدعم متطلبات إدارة الوثائق
بالنسبة إلى الجهات الخاضعة لنظام الوثائق والمحفوظات، تساعد خدمة الرقمنة ومستند على ترجمة متطلبات المحافظة على الوثائق وفهرستها وتصنيفها وسرعة الوصول إليها إلى أرشيف أكثر قابلية للإدارة:
لمن نقدّم الخدمة؟
الجهات الحكومية
رقمنة المعاملات والقرارات والمراسلات والسجلات مع دعم التصنيف والفهرسة ومدد الحفظ والوصول المنضبط وفق متطلبات الجهة.
الشركات والمجموعات الكبيرة
تحويل مستودعات العقود والمشتريات والمالية والموارد البشرية والمشروعات إلى أرشيف مركزي يمكن الوصول إليه عبر الإدارات والصلاحيات.
القطاع القانوني
تنظيم ملفات القضايا والعقود والمذكرات والمرفقات، وربط الوثائق بالأطراف والأرقام والتواريخ مع وصول أسرع للمعلومة.
القطاع الصحي
رقمنة السجلات الإدارية والطبية ضمن متطلبات السرية والصلاحيات ومدد الاحتفاظ المعتمدة للمنشأة والقطاع.
المقاولات والمشروعات
فهرسة المخططات والمراسلات والعقود والمستخلصات وأوامر التغيير ومحاضر الاجتماعات وربطها بالمشروع والمرحلة والجهة.
التعليم
رقمنة ملفات الطلاب والموظفين والقرارات والسجلات الأكاديمية والإدارية وتمكين البحث والاسترجاع المنظم.
ما الذي تستلمه الجهة في نهاية المشروع؟
بحسب نطاق المشروع المتفق عليه، قد تشمل المخرجات:
لماذا تبدأ الخدمة بزيارة تقييم؟
لا يمكن تسعير مشروع رقمنة كبير بدقة اعتمادًا على عدد الصناديق فقط. تتأثر التكلفة والمدة بعوامل مثل:
أسئلة شائعة عن المسح الضوئي والرقمنة
هل الخدمة مجرد تحويل الورق إلى PDF؟
لا. تحويل الورق إلى PDF مرحلة واحدة فقط. تشمل الخدمة الحصر والتصنيف والتجهيز والمسح وضبط الجودة وOCR واستخراج البيانات والفهرسة وإضافة البيانات الوصفية وربط الموقع المادي، ثم الاستيراد إلى مستند.
هل يمكن البحث داخل الملفات بعد المسح؟
نعم. عند تطبيق OCR على الملفات المناسبة يصبح النص قابلًا للبحث. كما يمكن الوصول إلى الوثائق من خلال البيانات الوصفية مثل الرقم والتاريخ والنوع والإدارة والمشروع.
هل يدعم OCR النص العربي؟
نعم. تستخرج الخدمة النصوص العربية والإنجليزية من الوثائق الممسوحة، وتحوّلها إلى محتوى قابل للبحث والمعالجة داخل مستند.
هل يمكن استخراج الأرقام والمبالغ والتواريخ؟
نعم. يمكن تحديد حقول مثل الأرقام والتواريخ والمبالغ وأسماء الأطراف وأرقام العقود والفواتير لاستخراجها أو مراجعتها ضمن نطاق المشروع.
ماذا يحدث للوثائق الورقية بعد رقمنتها؟
يمكن إعادة الوثائق إلى مواقعها، أو إعادة تنظيمها وربطها بمواقعها داخل مستند، أو نقلها إلى تخزين معتمد، أو التعامل معها وفق سياسة الحفظ المعتمدة لدى الجهة.
هل يمكن معرفة مكان الأصل الورقي من داخل مستند؟
نعم. تُسجّل بيانات الموقع المادي ضمن تسلسل المستودع والرف والصندوق والملف، بحيث ترتبط النسخة الرقمية بمكان الأصل الورقي.
هل تُرفع الملفات إلى نظام مستند؟
نعم. تُستورد الملفات ضمن الهيكل والتصنيفات والبيانات الوصفية والصلاحيات المتفق عليها، لتصبح جزءًا من نظام إدارة الوثائق بدل بقائها في مجلد منفصل.
هل يمكن سؤال الأرشيف والبحث فيه بالمعنى؟
نعم. بعد استخراج النصوص وتنظيم الوثائق داخل مستند، يمكن الاستفادة من البحث بالكلمات والوصف والمعنى وطرح أسئلة على المحتوى المتاح للمستخدم بحسب صلاحياته.
هل تدعم الخدمة جاهزية منشأتك لمتطلبات إدارة الوثائق؟
نعم. تساعد الخدمة الجهات على الحصر والتصنيف والفهرسة وسرعة الاسترجاع وضبط التداول وربط مدد الحفظ بالوثائق وتطبيق الصلاحيات والتتبع وإدارة المواقع المادية والرقمية بصورة منظمة تدعم متطلبات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
كم تستغرق عملية الرقمنة، وكيف تُحسب التكلفة؟
تعتمد المدة والتكلفة على الكميات وحالة الملفات ومستوى التجهيز وجودة المسح وOCR والحقول المطلوب استخراجها ومراجعتها وموقع التنفيذ ومتطلبات التخزين والاستيراد. لذلك تبدأ المشروعات الكبيرة بزيارة تقييم وحصر أولي.
أرشيف منشأتك ليس مجرد ورق قديم
داخله عقود وقرارات ومراسلات وحقوق وخبرات ومعرفة تراكمت عبر السنوات. نساعدك على حصرها ورقمنتها وفهرستها وتحويلها إلى محتوى منظم يمكن الوصول إليه والبحث فيه والاستفادة منه داخل مستند.