لا تحتاج إلى معرفة اسم المستند أو مكان حفظه. اكتب رقمًا أو تاريخًا أو كلمة وردت داخله، أو صف الموضوع بلغتك الطبيعية، وسيبحث مستند داخل المحتوى ويعرض النتائج الأقرب لما تقصده.
من العقود الممسوحة ضوئيًا إلى الخطابات والفواتير، تتحول الوثائق من ملفات صامتة إلى معلومات قابلة للعثور عليها خلال ثوانٍ.
يجمع البحث الذكي في مستند بين البحث بالكلمات داخل النص المستخرج بتقنية OCR والبحث الدلالي بالذكاء الاصطناعي. يمكنك إدخال كلمة أو رقم أو تاريخ للعثور على التطابق المباشر، أو كتابة وصف للوثيقة ليحلل النظام المعنى ويعرض النتائج الأقرب إلى وصفك.
يتذكر مدير العقود بندًا عن غرامة تأخير، لكنه لا يتذكر اسم المورد ولا رقم العقد ولا المجلد الذي حُفظ فيه. البحث باسم الملف لا يفيده، وفتح عشرات ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا يستهلك وقتًا ولا يضمن الوصول إلى الوثيقة الصحيحة.
يحوّل مستند النص داخل الصور والملفات الممسوحة إلى محتوى قابل للبحث عبر OCR. يمكن للمدير البحث بعبارة أو رقم أو تاريخ، أو وصف ما يتذكره بلغته الطبيعية، فتظهر النتائج الأقرب مرتبة بحسب التطابق وضمن صلاحياته فقط.
الوصول إلى المعلومة من مضمون الوثيقة حتى عندما يكون اسم الملف أو مكانه غير معروف.
قد يكون المستند موجودًا فعلًا، لكن اسمه غير واضح، أو حُفظ في مجلد لا تتذكره، أو كان صورة ممسوحة لا يمكن البحث داخلها بالطريقة التقليدية. عندها يبدأ الفريق بفتح الملفات واحدًا بعد آخر، أو سؤال الموظفين، أو طلب نسخة جديدة من وثيقة موجودة أصلًا.
هذه المشكلة تتضاعف مع آلاف العقود والخطابات والفواتير. أسماء الملفات لا تصف كل ما بداخلها، وتصنيفها اليدوي لا يمكنه توقع كل سؤال سيطرأ لاحقًا.
اكتب اسم طرف، رقم عقد، رقم مستند، تاريخًا، مبلغًا أو أي عبارة وردت داخل الوثيقة. يستخدم مستند النص المستخرج من الملفات ليعيد الوثائق التي تحتوي على القيمة المطلوبة، حتى عندما يكون الأصل صورة أو مستندًا ممسوحًا ضوئيًا بعد معالجته عبر OCR.
إذا لم تتذكر العبارة نفسها، اكتب وصفًا مثل: «العقد الذي يتحدث عن صيانة المصاعد في الفرع الشرقي» أو «خطاب المورد الذي طلب تمديد موعد التسليم». يحلل البحث الدلالي المعنى ويعرض الوثائق الأقرب إلى الوصف، مرتبة وفق درجة التطابق المتاحة في الواجهة.
قوة البحث لا تعني كشف كل شيء. تظهر للمستخدم النتائج الواقعة ضمن صلاحياته فقط، مع إمكان فتح الوثيقة ومراجعة بياناتها الوصفية ومكانها وسياقها. بذلك يبقى الوصول سريعًا دون كسر فصل الإدارات أو سرية الملفات.
اسم الملف يمثل قرار الشخص الذي حفظه في لحظة معينة. أما محتوى الوثيقة فيمثل الحقيقة التي يحتاجها الفريق لاحقًا. عندما يصبح النص والبيانات الوصفية والمعنى قابلًا للبحث، لا تعود جودة الاسترجاع مرتبطة بطريقة تسمية الموظفين للملفات.
يبحث مدير العقود عن «العقد الذي يحتوي على غرامة تأخير مرتبطة بتوريد أجهزة الفرع الجديد». لا يتذكر اسم المورد أو رقم العقد. بدل فتح عشرات الملفات، يكتب الوصف في البحث الدلالي، فتظهر العقود الأقرب مع درجة التطابق، ويمكنه الانتقال إلى النتيجة الأكثر صلة ومراجعة المستند.
نعم، بعد معالجة الملف بتقنية OCR يتحول النص الظاهر في الصورة إلى نص قابل للبحث، فتستطيع العثور على الكلمات والأرقام الواردة داخله.
بحث OCR يعثر على الكلمات والقيم المطابقة داخل النص المستخرج. أما البحث بالذكاء الاصطناعي فيفهم وصفك ومعناه ويبحث عن وثائق قريبة من الفكرة حتى إن لم تستخدم الكلمات نفسها.
لا. يمكن إجراء البحث على مستوى النطاق المتاح لك، ثم استخدام عوامل التصفية لتضييق النتائج حسب المجلد أو التصنيف أو التاريخ أو غيرها.
لا. يجب أن يلتزم محرك البحث بصلاحيات المستخدم ووحدته التنظيمية، فلا تظهر له وثيقة لا يستطيع الوصول إليها من النظام.
نعم. يدعم نظام الترقيم المخصص ربط كل وثيقة برقم فريد، ويدعم البحث الدقيق أو الجزئي باستخدام هذا الرقم.
توقف عن البحث في المجلدات وابدأ البحث في المعرفة الموجودة داخلها.
