اسأل سند بلغتك الطبيعية: «وين عقد المورد الذي ينتهي الشهر القادم؟» أو «ابنِ مسار اعتماد للعقود الجديدة» أو «أرشف وثائق المشروع المغلق». يفهم سند سياق نظامك ووثائقك، ويعرض الإجابة أو يجهز الإجراء وينفذه بعد تأكيدك.
بدل التنقل بين الشاشات والمجلدات، تبدأ من هدفك مباشرة.
سند هو وكيل ذكاء اصطناعي محادثاتي داخل نظام مستند. يقرأ بيانات النظام ومحتوى الوثائق المسموح للمستخدم بالوصول إليها، ويجيب عن الأسئلة، ويبحث بالمعنى، ويملأ الحقول الوصفية، ويساعد في تنفيذ إجراءات مثل بناء سير العمل والأرشفة وإرسال التعاميم واستعراض المهام وحالات الوثائق.
يحتاج المدير إلى معرفة العقود التي ستنتهي خلال الشهر والمهام المتأخرة المرتبطة بها، ثم إنشاء مسار تجديد. المعلومة موجودة، لكن الوصول إليها يتطلب التنقل بين البحث والتقويم والمهام وسير العمل وتنفيذ عدة خطوات يدويًا.
يتحدث المدير مع سند بلغته الطبيعية. يبحث الوكيل داخل الوثائق والبيانات المسموح بها، ويجمع الإجابة من سياق النظام، ثم يساعده في تعبئة الحقول أو بناء المسار أو تنفيذ الإجراء المطلوب دون أن يضطر لمعرفة مكان كل وظيفة في الواجهة.
تحويل السؤال الإداري إلى إجابة وإجراء داخل السياق نفسه، مع الالتزام بصلاحيات المستخدم.
قد يملك النظام كل ما تحتاجه، لكن الوصول إلى الإجابة يتطلب فتح تقارير متعددة، وتصفية القوائم، ثم فتح مستند وقراءة صفحاته. وبعد العثور على المعلومة تبدأ سلسلة أخرى من النقرات لتنفيذ الإجراء.
هذا العبء يجعل المعرفة حبيسة الواجهة. الموظف الجديد لا يعرف أين يبحث، والمدير يطلب تقريرًا يدويًا، والإجراء البسيط يحتاج معرفة مسبقة بمكان كل خيار.
اسأل عن المستخدمين والأقسام والصلاحيات والمهام والمراسلات وحالات الوثائق وحجم المحتوى. يستطيع سند قراءة البيانات التشغيلية وعرض إجابة مباشرة مثل: «كم مهمة متأخرة لدى الإدارة القانونية؟» أو «ما العقود التي تنتظر اعتمادًا؟»
لا يقتصر سند على أسماء الملفات. يقرأ النص والبيانات المستخرجة والحقول الوصفية، ويمكنه الإجابة عن سؤال داخل عقد أو فاتورة أو خطاب، وإظهار المستند الذي استند إليه.
على ثلاثة مستويات: داخل الوثيقة اسأل عن البنود والتواريخ والأطراف والمبالغ أو اطلب تعبئة نموذج وصفي؛ وداخل المجلد حلّل مجموعة الملفات والوثائق الفرعية واستخرج صورة مجمعة عن محتواها؛ وعلى مستوى النظام اسأل عن المهام والمراسلات والحالات والإدارات والوثائق ضمن صلاحياتك.
حدد الحقول التي تحتاجها، مثل رقم العقد والطرف وتاريخ البداية والنهاية والقيمة والتصنيف، ويقرأ سند المستند ويعبئها بدقة عالية. يمكن للموظف مراجعة القيم، ثم اعتمادها لتصبح بيانات قابلة للبحث والتحليل والتقارير.
قل: «أبغى العقود الجديدة تروح أولًا للقانونية، ثم المالية، ثم توقيع المدير، وكل خطوة مدتها يومان». يحول سند الوصف إلى مسار منظم، ويعرض الخطوات والمسؤولين والمهل قبل اعتماده.
يساعد سند في:
عند طلب إجراء، يفهم سند الهدف ويطلب أي معلومات ناقصة، ثم يعرض ملخصًا لما سيتغير. بعد تأكيد المستخدم ينفذ العملية بصلاحياته نفسها ويسجل أنها نُفذت بواسطة سند نيابة عنه. لا يمنح الوكيل صلاحية غير موجودة أصلًا، ولا يكشف وثيقة لا يستطيع المستخدم فتحها.
يكتب مدير الشؤون القانونية: «اعرض العقود التي تنتهي خلال 90 يومًا ولم تبدأ لها مهمة تجديد». يجمع سند النتائج من الوثائق والمهام، ويعرض قائمة مرتبطة بالمصادر. بعدها يطلب المدير: «أنشئ مهمة تجديد لكل عقد وأسندها إلى مسؤول العقود قبل 60 يومًا من الانتهاء». يعرض سند المعاينة، وبعد التأكيد ينشئ المهام ويسجل الإجراءات.
نعم. يستخدم المحتوى المحلل والبيانات الوصفية والبحث الدلالي ليجيب عن الأسئلة ويعرض الوثائق الأقرب إلى المقصود.
يعمل على المستويات الثلاثة: داخل الوثيقة، وداخل المجلد، وعلى مستوى النظام وبياناته التشغيلية ضمن صلاحيات المستخدم.
نعم. يمكنك وصف الخطوات والإجراءات والمسؤولين بلغتك الطبيعية، ويحوّلها سند إلى سير عمل منظم يعرضه لك قبل اعتماده.
يعرض سند ملخص الإجراء وتأثيره ثم ينفذه بعد تأكيد المستخدم، مع تسجيل العملية في سجل التدقيق وربطها بهوية صاحب الطلب.
نعم. يمكن تعريف نموذج وصفي للعقود أو الفواتير أو الخطابات أو غيرها، ويستخرج سند القيم المناسبة من المحتوى ويعبئ الحقول المحددة.
لا. يساعد سند في تجهيز الوثيقة والمسار وطلب الإجراء، لكن التوقيع والختم يظلان فعلًا مباشرًا من الشخص المخوّل بعد التحقق من هويته.
لا تبحث عن مكان الإجراء؛ أخبر سند بما تريد إنجازه.
