استقبل الخطاب، سجّله، وجّهه إلى الإدارة المختصة، مرّره على الاعتمادات، ثم أرسل الرد للجهة الخارجية من بريد منشأتك الرسمي وبهوية منشأتك. كل مراسلة ورقم ومرفق ورد وحالة يبقى في سلسلة واحدة قابلة للبحث والتتبع.
لا تشعب بريد، ولا نسخة رسمية ضائعة بين المجلدات، ولا سؤال متكرر عن آخر إجراء على المعاملة.
نظام المراسلات الإدارية هو حل لإدارة الخطابات الصادرة والواردة والمراسلات الداخلية طوال دورة حياتها: من التسجيل والترقيم والتوجيه، مرورًا بالمراجعة والاعتماد، وصولًا إلى الإرسال والرد والأرشفة. يربط مستند المراسلة بالوثائق والمهام وسير العمل والجهات الخارجية وسجل الإجراءات، ويتيح استخدام بريد المنشأة الرسمي عند الإرسال الخارجي.
يصل خطاب مورد إلى بريد موظف، فيحوّله إلى المشتريات، ثم يُنشأ الرد في ملف مستقل ويرسل من بريد آخر. لاحقًا يصعب إثبات تاريخ الاستلام، والجهة التي عالجته، والنسخة المعتمدة، وما إذا كان الرد الخارجي مرتبطًا بالخطاب الأصلي.
يسجل مستند الخطاب الوارد ويستخرج بياناته ويرقمه، ثم يوجهه إلى الإدارة المختصة ويربطه بالمهام والاعتمادات. يُنشأ الرد الصادر من السياق نفسه، ويُرسل من بريد المنشأة الرسمي وبهوية المنشأة، ويعود رد الطرف الخارجي إلى سلسلة المراسلة ذاتها.
سجل متصل للصادر والوارد والمرفقات والردود، يمكن البحث فيه وإثبات مساره من الاستلام حتى الإغلاق.
عندما تُدار الخطابات بالبريد والمجلدات المنفصلة، تتكرر النسخ وتضيع العلاقة بين الوارد والرد الصادر. قد تصل مراسلة إلى موظف دون الإدارة المختصة، أو يصدر خطاب قبل اكتمال الاعتماد، أو يبقى رد الجهة الخارجية في صندوق بريد شخصي لا يظهر لبقية الفريق.
المشكلة هنا ليست في إرسال الخطاب. المشكلة في إثبات مساره: متى وصل؟ من استلمه؟ إلى من وُجّه؟ أي نسخة اعتُمدت؟ هل أُرسل الرد؟ وما المراسلات المرتبطة به؟
يمكن تسجيل الخطاب الوارد يدويًا أو رفع المستند الأصلي. يستخدم مستند OCR والذكاء الاصطناعي لاستخراج النص وتعبئة بيانات التسجيل مثل الجهة المرسلة ورقم الخطاب والتاريخ والموضوع والأولوية، ثم يتيح للموظف مراجعتها قبل الاعتماد.
بعد التسجيل، تُحال المراسلة إلى الوحدة التنظيمية أو المسؤول المعني يدويًا أو وفق قواعد العمل المفعلة. تظهر للإدارة ضمن نطاقها، ويمكن ربطها بمهمة أو مسار اعتماد حتى لا تتوقف عند مجرد الاستلام.
أنشئ خطابًا صادرًا، أضف المرفقات، حدد الجهة المستلمة، واربطه بالوارد السابق إن وجد. يمر الخطاب على مسار المراجعة والاعتماد المحدد قبل إصداره، ثم يحصل على الرقم الرسمي وفق قواعد الترقيم المعتمدة.
يتيح مستند استخدام بريد منشأتكم الرسمي كعنوان المرسل، بحيث تصل الرسالة من بريدكم ونطاقكم المعتمدين بدل عنوان عام تابع للنظام. ويحمل البريد هوية المنشأة والبيانات التي تحددها، مع رابط آمن لعرض الخطاب والمرفقات دون إنشاء حساب. ويمكن تمكين الطرف من الرد أو تنفيذ الإجراء المطلوب، ليعود رده إلى سياق المراسلة داخل مستند بدل بقائه في صندوق بريد منفصل.
يمكن ربط الرد الصادر بالخطاب الوارد، وربط الرد اللاحق بالسلسلة نفسها. وبهذا يرى الفريق تاريخ التبادل كاملًا بدل البحث عن كل رسالة ونسخة بصورة مستقلة.
تستخدم المراسلات الداخلية منطقًا مشابهًا للتوجيه والتتبع والاعتماد، لكن داخل الهيكل التنظيمي. تعرف الإدارة المرسلة والمستلمة، ويظل الرد والإجراء موثقين داخل النظام.
تصل مطالبة من مورد إلى إدارة المشتريات. يرفعها موظف الاتصالات الإدارية ويسجل رقمها وتاريخها، ثم يوجهها إلى المشتريات. تبدأ مهمة مراجعة، ويُعد رد يمر على المالية ثم صاحب الاعتماد. بعد الموافقة يصدر الخطاب برقم رسمي ويُرسل للجهة الخارجية. يقدم المورد رده عبر الرابط الآمن، فيظهر داخل السلسلة نفسها وتُحدّث حالة المعاملة.
نعم. تغطي الوحدة المراسلات الواردة والصادرة والتبادل الداخلي بين الإدارات، مع ربطها بالمهام وسير العمل والوثائق والجهات الخارجية.
نعم. يمكن ربط المراسلات لتكوين سلسلة تعرض أصل المعاملة وردودها والمرفقات والحالات المرتبطة بها.
لا. يمكنه الاطلاع أو تقديم الرد أو تنفيذ الإجراء المسموح عبر رابط آمن، بحسب إعدادات المشاركة والتحقق.
نعم. يمكن استخدام بريد منشأتكم الرسمي كعنوان المرسل، لتصل المراسلة من نطاقكم وهويتكم المعتمدين، وتعود الردود إلى سلسلة المراسلة المرتبطة داخل مستند.
نعم. يدعم OCR تحويل محتوى الخطابات الممسوحة إلى نص قابل للبحث، إضافة إلى البحث بالرقم والجهة والموضوع والتاريخ والبيانات الوصفية.
يمكن ربط نوع المراسلة بقالب سير عمل يحدد المراجعين والمعتمدين وترتيب الخطوات، بحيث لا تنتقل إلى الإرسال إلا بعد اكتمال المسار المطلوب.
اجعل كل خطاب معاملة قابلة للإدارة، لا مرفقًا يضيع في البريد.
