شارك الوثيقة خارج منشأتك دون أن تفقد السيطرة عليها
أرسل مستندًا أو مجلدًا عبر واتساب أو SMS أو من بريد منشأتك الرسمي، وحدد ما يستطيع الطرف الآخر رؤيته أو تنفيذه. يفتح المستلم الرابط الآمن، يراجع المحتوى أو يوقعه أو يرسل ملاحظته دون الحاجة إلى حساب داخل النظام.
كيف تتم مشاركة المستندات بأمان؟
ينشئ مستند رابط مشاركة مرتبطًا بالوثيقة أو المجلد وبالشخص المستلم والصلاحيات والإجراء المطلوب. يُرسل الرابط عبر واتساب أو SMS أو البريد، وعند اختيار البريد يمكن إرساله من بريد منشأتكم الرسمي، مع حمايته بمدة صلاحية ورمز OTP أو تحقق هوية. كل وصول وإجراء يعود إلى سجل المشاركة داخل النظام.
يُرسل عقد كمرفق إلى مستشار خارجي للمراجعة، فيحفظه على جهازه ويعيد توجيهه لزميله. بعد الإرسال لا تستطيع المنشأة إيقاف الوصول أو معرفة من فتح النسخة، وتعود الملاحظات في ملف آخر منفصل عن الأصل.
ترسل المنشأة رابطًا مرتبطًا بالوثيقة وتحدد المستلم والمدة وصلاحية العرض أو التنزيل أو المراجعة أو التوقيع، ويمكن عند الإرسال عبر البريد استخدام بريد المنشأة الرسمي كعنوان المرسل. يمكن إضافة OTP أو نفاذ، وتُسجل الإجراءات والردود في سياق الوثيقة دون منح الطرف حسابًا داخليًا.
تعاون خارجي مضبوط يمكن تتبعه وإيقافه بدل إخراج نسخة دائمة من نطاق سيطرة المنشأة.
المرفق التقليدي يصبح نسخة خارج سيطرتك
بمجرد إرسال ملف كمرفق، لا تستطيع التحكم في مدة الوصول أو النسخة التي يراجعها المستلم. وإذا أعدت إرسال نسخة مصححة، قد يفتح الطرف النسخة القديمة. أما عند طلب توقيع أو مراجعة، فتعود الردود عبر قنوات مختلفة ويصعب ربطها بالسياق الأصلي.
المشكلة ليست في قناة الإرسال نفسها؛ المشكلة في إرسال نسخة منفصلة عن النظام دون صلاحية أو تتبع أو إجراء محدد.
رابط واحد، وصول محدد، وسجل واضح
شارك مستندًا أو مجلدًا
اختر الملف أو المجلد وحدد الجهة أو الشخص الخارجي. لا يحتاج المستلم إلى أن يكون مستخدمًا في مستند، ولا يحصل على وصول إلى بقية ملفات المنشأة.
اختر قناة الإرسال
أرسل الدعوة عبر واتساب أو رسالة SMS أو البريد الإلكتروني. تظهر الرسالة باسم وهوية المنشأة وبالنص والبيانات التي تعتمدها، بدل رابط مجهول لا يوضح مصدره. وعند اختيار البريد الإلكتروني، يمكن استخدام بريد المنشأة الرسمي كعنوان المرسل لتصل الدعوة من نطاقكم المعتمد.
حدد الصلاحيات والإجراء
يمكن أن يكون الوصول للمشاهدة فقط، أو المراجعة والتعليق، أو التوقيع، أو رفع رد أو مستند، أو أي إجراء تتيحه المشاركة. يرى الطرف ما يحتاجه لتنفيذ الطلب فقط.
أضف طبقة تحقق
احمِ الرابط بوقت انتهاء، ورمز OTP، أو تحقق الهوية عبر نفاذ بحسب درجة حساسية الوثيقة. ويمكن منع الوصول بعد اكتمال الإجراء أو انتهاء المدة.
تابع النتيجة من داخل مستند
تظهر المشاركة الخارجية في سجل الوثيقة، مع الجهة والقناة والإجراء والحالة. وعندما يوقع المستلم أو يراجع أو يرد، تتحدث الحالة داخل النظام بدل انتظار رسالة منفصلة.
متى تستخدم المشاركة الآمنة؟
- إرسال عقد لعميل أو مورد للتوقيع.
- مشاركة مجلد مشروع مع استشاري خارجي.
- طلب مراجعة خطاب أو اعتماد مرفق.
- مشاركة وثائق مع مدقق أو جهة تنظيمية لمدة محددة.
- جمع ملف أو رد من طرف لا يملك حسابًا.
- إرسال نسخة رسمية مع الحفاظ على هوية المنشأة.
ترسل إدارة العقود اتفاقية إلى عميل عبر واتساب. يستقبل العميل رسالة بهوية المنشأة ورابطًا صالحًا لمدة محددة. يتحقق من هويته، يفتح النسخة النهائية، ويوقعها. تعود النتيجة إلى مستند وتُحفظ النسخة مع سجل التوقيع، دون إرسال الملف بين الأجهزة أكثر من مرة.
الأسئلة الشائعة
هل يحتاج المستلم إلى حساب في مستند؟
لا. يفتح الطرف الرابط الخارجي وينفذ الإجراء المحدد له فقط، دون الوصول إلى النظام الداخلي أو إنشاء حساب كامل.
هل يمكن مشاركة مجلد كامل؟
نعم. يمكن مشاركة مستند أو مجلد وتحديد نطاق الاطلاع والإجراءات المتاحة بحسب الحاجة.
ما قنوات المشاركة المتاحة؟
يدعم مستند الإرسال عبر واتساب وSMS والبريد الإلكتروني، مع هوية ورسالة المنشأة. وعند استخدام البريد يمكن الإرسال من بريد منشأتكم الرسمي.
هل يمكن إرسال رابط المشاركة من بريد منشأتنا الرسمي؟
نعم. يمكن استخدام بريد المنشأة الرسمي كعنوان المرسل، بحيث يستقبل الطرف الخارجي رابط المشاركة من نطاقكم وهويتكم المعتمدين.
هل يمكن تحديد انتهاء للرابط؟
نعم. يمكن تقييد المشاركة بمدة وصلاحيات محددة، وإيقاف الوصول عند انتهاء المدة أو اكتمال الإجراء.
هل يمكن حماية الرابط برمز تحقق؟
نعم. يمكن استخدام OTP أو التحقق عبر نفاذ وفق إعدادات المشاركة وحساسية الوثيقة.
هل يظهر ما فعله الطرف الخارجي؟
نعم. يرتبط الوصول والمراجعة والتوقيع والرد بسجل المشاركة والوثيقة داخل النظام.
أرسل رابطًا مضبوطًا بدل نسخة لا تستطيع التحكم فيها.
احجز عرضًا للمشاركة الآمنة في مستند