اطلب مراجعة أو توقيعًا أو تعديلًا أو رفع مستند، وحدد الشخص أو الإدارة المسؤولة والموعد المطلوب. وإذا كانت العملية تتكرر، ابنِ لها سير عمل يمر تلقائيًا على الخطوات والمسؤولين حتى تكتمل.
في كل لحظة تعرف أين وصلت المعاملة، وما الإجراء الحالي، ومن المسؤول، وما الذي تأخر.
المهمة في مستند هي طلب إجراء واحد يُسند إلى شخص أو قسم، مثل مراجعة وثيقة أو رفع عقد. أما سير العمل فهو سلسلة مترابطة من الخطوات والإجراءات والمسؤولين تعمل بالترتيب وفق قالب محدد، مثل مراجعة العقد ثم اعتماده ماليًا ثم توقيعه وأرشفته.
يرسل موظف المشتريات عقدًا بالبريد للمراجعة، ثم يطلب الاعتماد في واتساب، وبعد عدة أيام لا يعرف أحد هل العقد عند القانونية أم المالية، ولا أي نسخة هي التي خضعت للمراجعة.
تُربط المعاملة بالوثيقة نفسها داخل مستند. تُنشأ مهام واضحة أو يُشغّل قالب سير عمل يحدد الخطوات والمسؤولين والمهل بالتسلسل، وتنتقل المعاملة تلقائيًا بعد إكمال كل خطوة مع تسجيل القرار والحالة الحالية.
مسار واحد قابل للتتبع بدل متابعة موزعة بين الرسائل والأشخاص والنسخ المختلفة.
لأن الرسالة لا تساوي مهمة، والنسخة المرسلة لا تساوي مسارًا قابلًا للتتبع. قد يطلب موظف مراجعة عقد في بريد، ويرسل تذكيرًا في واتساب، ثم تتغير النسخة أو يغيب المسؤول ولا يعرف أحد هل اكتملت المراجعة أم لا.
عندما تبقى الإجراءات خارج الوثيقة، تضيع العلاقة بين الطلب والملف والقرار. ويصبح سؤال «وين وصلت المعاملة؟» عملًا يوميًا بحد ذاته.
أنشئ مهمة بعنوان ووصف وتاريخ استحقاق، واربطها بمستند أو مجلد، ثم أسندها إلى موظف أو قسم أو إدارة. يمكن أن يكون الإجراء المطلوب مراجعة، تعديلًا، رفع مستند، إضافة بيانات، اعتمادًا، توقيعًا أو أي عمل تشغيلي تحدده المنشأة.
يشاهد المسؤول المهام المسندة إليه، بينما يتابع منشئ الطلب المهام المرسلة وحالتها. وعند الإكمال تتحدث الحالة بدل الاعتماد على رد منفصل لا يرتبط بالمعاملة.
أنشئ قالبًا يحدد اسم كل خطوة، الإجراء المطلوب، المسؤول، المهلة، والتعليمات. يمكن أن يكون الإسناد إلى شخص أو إدارة أو فريق أو دور وظيفي بحسب طريقة العمل.
بدل تثبيت المسار على أسماء أشخاص، يمكن توجيه المراجعة إلى الإدارة القانونية والاعتماد إلى المالية والموافقة النهائية إلى الدور المخوّل. هذا يجعل القالب قابلًا للاستمرار مع تغير الفريق.
عند رفع مستند من نوع معين أو اختيار قالب مناسب، يبدأ المسار وترسل الخطوة الأولى إلى المسؤول. وبعد إتمامها ينتقل العمل إلى الخطوة التالية وفق منطق القالب.
يعرض مستند الخطوة الحالية، والمسؤول، والوقت، والقرارات السابقة. وتبقى الموافقات والرفض وإعادة الإسناد والتغييرات مرتبطة بسجل المعاملة بدل توزيعها بين القنوات.
نعم. يمكن ربط المهمة بالسياق الذي تتعلق به، بحيث يفتح المسؤول الوثيقة أو المجلد ويعرف الإجراء المطلوب دون البحث عن المرفق في قناة أخرى.
نعم. يدعم منطق الإسناد الأشخاص والأقسام والإدارات والأدوار بحسب إعدادات الهيكل التنظيمي والصلاحيات.
يمكن تحديد مراجعة أو اعتماد أو رفض أو تعديل أو رفع مستند أو توقيع أو إجراء مخصص، وفق القدرات المفعلة في نسخة النظام وقالب المنشأة.
نعم. يعرض سجل سير العمل الخطوة الحالية والمسؤول والقرارات والتواريخ، ما يوضح مكان التوقف بدل سؤال الأطراف واحدًا بعد آخر.
نعم. يمكن إعداد قوالب مختلفة للعقود والفواتير والخطابات وطلبات الموارد البشرية وغيرها، ثم تشغيل القالب المناسب عند الحاجة.
إذا كانت معاملاتكم تُدار بالمتابعة الشخصية، فالمشكلة ليست في الفريق بل في غياب المسار.
