الترقيم اليدوي يتكرر ويتعارض بين المجلدات، والعثور على الملف الرقمي المقابل لورقة في الأرشيف يعتمد على الذاكرة. مستند يحدد لكل مجلد نمط ترقيم خاصًا به، ببادئة ولاحقة وسنة وتسلسل، فيحصل كل مستند على رقمه الفريد تلقائيًا عند رفعه.
يُطبع الباركود على النسخة الورقية أو يُلصق عليها، ومسحة واحدة تفتح الملف الرقمي بإصداراته وبياناته.
يضبط مسؤول المجلد نمط الترقيم من إعدادات المجلد: البادئة واللاحقة والفاصل وعدد خانات التسلسل ونقطة البداية، مع خيار تضمين السنة والشهر واليوم، فيظهر الرقم التالي قبل الحفظ، مثل CERT-26-10-0001-TRN. عند رفع أي مستند إلى المجلد يأخذ الرقم التالي في التسلسل تلقائيًا دون تدخل، فلا يتكرر رقم ولا يتعارض. ويُولَّد لكل مستند باركود يحمل رقمه، يُطبع على النسخة الورقية، ومسحه يفتح الملف الرقمي مباشرة.
نمط ترقيم لكل مجلد ببادئة وسنة وتسلسل، فيأخذ كل مستند رقمًا فريدًا تلقائيًا عند رفعه، ويُربط بنسخته الورقية بالباركود.
يرقّم كل قسم مستنداته بطريقته: الموارد البشرية بتسلسل في دفتر، والمالية بأرقام في جدول. تتكرر الأرقام بين الأقسام، ويحتاج الوصول من ورقة في الأرشيف إلى ملفها الرقمي إلى بحث طويل.
نمط ترقيم لكل مجلد يضبطه مسؤوله مرة واحدة، فيأخذ كل مستند رقمه الفريد تلقائيًا عند رفعه ويُسجَّل في سجل الترقيم. الباركود المطبوع على الورقة يربطها بملفها الرقمي، ومسحة واحدة تفتحه.
أرقام فريدة ومتسقة في كل المنشأة، ورحلة من الورقة إلى الملف الرقمي في ثوانٍ.
الرقم المرجعي هو ما يُذكر في الخطابات ويُطلب في الاستفسارات ويُستند إليه في المراجعة. وعندما يُعطى يدويًا تظهر الفجوات والتكرارات، ويختلف شكله بين قسم وآخر، فيصعب الاعتماد عليه.
بنمط ترقيم محدد لكل مجلد، يصبح الرقم قابلًا للتنبؤ ومفهومًا من شكله: البادئة تدل على النوع، والسنة والشهر على الفترة، والتسلسل على الترتيب. ويحمل الباركود هذا الرقم على الورق، فيلتقي الأرشيف الورقي بالرقمي عند كل مسحة.
حدد البادئة واللاحقة والفاصل وعدد خانات الأعداد ونقطة البداية، واختر تضمين السنة أو الشهر أو اليوم. يمكن أن يختلف النمط بين مجلد الشهادات ومجلد العقود، أو يُطبَّق على المجلدات الفرعية.
يأخذ كل مستند الرقم التالي في تسلسل مجلده تلقائيًا لحظة رفعه، سواء رُفع من الحاسب أو من المسح الضوئي أو من المراسلات، ويظهر الرقم على بطاقة المستند.
لكل مجلد سجل ترقيم يوضح الأرقام الممنوحة ولمن مُنحت ومتى، فيمكن مراجعة التسلسل في أي وقت.
يُولَّد لكل مستند باركود يمكن طباعته أو إضافته إلى الملصق الأمني الرقمي أو لصقه على النسخة الورقية.
امسح الباركود بكاميرا الجوال أو بقارئ مكتبي فيفتح الملف الرقمي بإصداراته وبياناته وسجله وفق صلاحيات المستخدم.
تضبط إدارة التدريب ترقيم مجلد الشهادات: البادئة CERT واللاحقة TRN مع السنة والشهر و4 خانات للتسلسل. عند رفع شهادة إتمام برنامج تدريبي تأخذ الرقم CERT-26-10-0001-TRN تلقائيًا، ويُطبع باركودها على النسخة الموقعة قبل حفظها في الخزانة. بعد أشهر يحتاج مدقق إلى النسخة الرقمية لشهادة ورقية بين يديه، فيمسح الباركود بجواله ويفتح الملف بإصداراته وسجل تدقيقه خلال ثوانٍ.
نعم. لكل مجلد نمطه الخاص من بادئة ولاحقة وفاصل وعدد خانات ونقطة بداية، ويمكن تطبيق نمط المجلد على مجلداته الفرعية عند الحاجة.
نعم. يمكن تضمين السنة والشهر واليوم في الرقم بخيارات مستقلة، فيُقرأ تاريخ المستند من رقمه.
نعم. تُحفظ الأرقام السابقة كحقل مرجعي في بيانات المستند، ويحصل المستند على رقمه الجديد في مستند دون فقد المرجع القديم.
كاميرا الجوال من خلال مستند، وقارئات الباركود المكتبية المتصلة بالحاسب.
الباركود يحمل رقم المستند لربط الورقة بالملف، بينما الملصق الأمني الرقمي يضيف الحالة والتاريخ وعدد المرفقات إلى جانب الباركود. يمكن استخدامهما معًا.
امنح كل مستند رقمه من لحظة رفعه.
