المسح التقليدي ينتج ملفًا على الجهاز، ثم يُنقل ويُسمّى ويُرفع يدويًا، وفي كل خطوة فرصة لخطأ أو تأخير. مستند يختصر الطريق: اختر المجلد الوجهة، افتح الكاميرا، والتقط صفحات المستند، فتُجمع في ملف واحد وتُحفظ في مكانها مباشرة.
يأخذ المستند رقمه من نمط ترقيم المجلد، ويبدأ وكيل المستندات الذكي فهيم معالجته: قراءة نصه بتقنية OCR ليصبح قابلا للبحث منذ اللحظة الأولى.
يختار المستخدم «إنشاء ملف جديد» من متصفح الجوال، ويحدد المجلد الوجهة من الهيكل التنظيمي أو مساحته الشخصية، ثم يفتح الكاميرا ويلتقط صفحات المستند الورقي واحدة تلو الأخرى. يجمع مستند الصفحات في ملف PDF واحد ويحفظه في المجلد مباشرة، ويمنحه رقمه التلقائي، ثم يعالجه وكيل المستندات بقراءة نصه بتقنية OCR ليدخل في البحث. لا يمر الملف بجهاز وسيط ولا يحتاج إلى تسمية أو نقل يدوي.
التقط صفحات المستند بكاميرا الجوال فتُحفظ ملفًا واحدًا مباشرة في مجلده في النظام، بلا نقل أو تسمية يدوية.
يستلم موظف الاستقبال خطابًا ورقيًا. يمسحه على الطابعة، يصل الملف إلى بريده باسم SCAN_0042، يحفظه على سطح المكتب، يعيد تسميته، ثم يرفعه إلى المجلد الصحيح إن تذكّر. أربع خطوات لكل ورقة.
من المجلد الصحيح مباشرة، يلتقط الموظف صفحات الخطاب بكاميرا الجوال، فتُحفظ ملفًا واحدًا في مكانه برقمه التلقائي ونصه القابل للبحث. خطوة واحدة، بلا ملفات وسيطة.
ورق يدخل الأرشيف الرقمي لحظة وصوله، بأرقام متسقة ومحتوى قابل للبحث.
بين الماسح الضوئي والمجلد الصحيح تعيش ملفات بأسماء آلية على أسطح المكاتب وفي صناديق البريد. بعضها يُرفع متأخرًا، وبعضها يُرفع إلى مجلد خاطئ، وبعضها لا يُرفع أبدًا. وما لم يُرفع لا يمكن البحث فيه ولا تتبّعه.
حين يبدأ المسح من داخل المجلد نفسه، يولد الملف في مكانه الصحيح منذ البداية، ويرث صلاحيات المجلد ونمط ترقيمه، ويدخل في البحث والتقارير فورًا.
افتح مستند من متصفح الجوال، اختر «إنشاء ملف جديد»، وافتح الكاميرا لالتقاط الصفحات. راجع كل لقطة وأعد التقاطها إن لزم قبل إضافتها.
التقط الصفحة الأولى ثم اختر «إضافة صفحة أخرى» حتى تكتمل الوثيقة، فتُجمع كلها في ملف PDF واحد بترتيبها.
يبدأ المسح باختيار المجلد الوجهة من الهيكل التنظيمي أو مساحتك الشخصية، فيُحفظ الملف فيه مباشرة بصلاحياته ونمط ترقيمه، دون نقل أو إعادة تسمية.
بعد الحفظ يتولى وكيل المستندات الذكي فهيم قراءة النص بتقنية OCR بالعربية والإنجليزية، فيمكن البحث في محتوى المستند واستخراج بياناته الوصفية.
ملفات الماسحات الضوئية المكتبية تُرفع إلى المجلد نفسه بالسحب والإفلات، فيبقى مسار واحد لكل ما يدخل من الورق.
يعود موظف إدارة التدريب من برنامج خارجي ومعه شهادة إتمام ورقية. يفتح مستند من جواله، يختار «إنشاء ملف جديد» ويحدد مجلد الشهادات، ثم يفتح الكاميرا ويلتقط الصفحة. يُحفظ الملف في المجلد برقمه التلقائي، ويبدأ وكيل المستندات معالجته. قبل أن يصل الموظف إلى المكتب، تكون الشهادة مؤرشفة وقابلة للبحث ومتاحة لمدير الإدارة.
لا. كاميرا الجوال كافية للمسح المباشر، ويمكن استخدام الماسحات المكتبية عند الحاجة لرفع ملفاتها إلى المجلدات نفسها.
نعم. تُلتقط الصفحات واحدة تلو الأخرى وتُجمع في ملف واحد بترتيبها قبل الحفظ.
نعم. يقرأ وكيل المستندات الذكي فهيم نصه بتقنية OCR بالعربية والإنجليزية بعد الحفظ، فيمكن البحث في محتواه وتعبئة بياناته الوصفية منه.
في المجلد الذي اخترته عند بدء المسح، بصلاحيات ذلك المجلد ورقمه التلقائي، دون المرور بجهاز أو بريد وسيط.
تظهر كل صفحة بعد التقاطها للمراجعة، ويمكن إعادة التقاطها قبل إضافتها إلى الملف.
اجعل كل ورقة تدخل الأرشيف من مكانها الصحيح.
