أطراف العقد، تاريخ التوقيع، رقم الخطاب، الجهة المرسلة: تفاصيل تبقى في الغالب داخل الملف أو في جدول جانبي لا يراه غير من أعدّه. مستند يقرأ محتوى الوثيقة، ويقترح نموذج بيانات وصفية يناسب نوعها، ويعبّئه تلقائيًا.
تظهر البيانات في لوحة جانبية عند فتح الوثيقة، ويمكن مراجعتها وتعديلها واعتمادها، ثم تصبح أساسًا للبحث والتصفية والتقارير.
البيانات الوصفية هي التفاصيل التي تصف الوثيقة: نوعها وأطرافها وتواريخها وأرقامها المرجعية وحالتها. يحلل وكيل البيانات الوصفية راصد محتوى الوثيقة، ويقترح نموذج بيانات يناسب نوعها، ويعبئ حقوله من النص نفسه. يراجع المستخدم القيم المقترحة ويؤكدها، فتحفظ مع الوثيقة وتظهر في لوحة جانبية عند فتحها وتستخدم في البحث والتصفية.
نموذج بيانات وصفية يقترحه وكيل البيانات الوصفية راصد من محتوى الوثيقة ويعبئه تلقائيا، فتظهر تفاصيل كل مستند في لوحة جانبية عند فتحه.
تصل وثيقة من 30 صفحة ويحتاج الفريق إلى معرفة أطرافها وتاريخ سريانها ورقمها المرجعي. يفتح الموظف الملف، يبحث عن المعلومات، وينسخها إلى جدول جانبي قد لا يُحدّث عند تعديل الوثيقة.
يقترح وكيل البيانات الوصفية راصد نموذج بيانات وصفية من محتوى الوثيقة نفسها ويعبئ حقوله تلقائيا، ويعرضها بجانب الوثيقة عند فتحها. يراجعها الموظف في ثوان بدل إعادة كتابتها، وتبقى مرتبطة بالملف في كل إصدار.
بيانات موحّدة لكل وثيقة تُسجَّل مرة واحدة وتخدم البحث والتصنيف والتقارير.
الوثيقة الممسوحة ضوئيًا أو ملف PDF يحمل كل تفاصيله في نصه، لكن النظام التقليدي لا يعرف عنه غير اسم الملف وتاريخ الرفع. وعندما تُكتب التفاصيل يدويًا، تختلف الصيغ بين موظف وآخر: تاريخ بصيغتين، واسم جهة بثلاث كتابات، ورقم مرجعي في حقل الملاحظات.
بالبيانات الوصفية المعبّأة تلقائيًا من المحتوى، يصبح كل مستند قابلًا للعثور عليه بأي تفصيل من تفاصيله، ويمكن تصفية المجلدات حسب الجهة أو الحالة أو التاريخ، وبناء التقارير على بيانات متسقة.
اطلب من وكيل البيانات الوصفية راصد تحليل الوثيقة واقتراح النماذج، فيتعرف على نوعها من محتواها، عقدا كانت أو خطابا أو إخلاء طرف، ويقترح نموذجا بالحقول التي يحتاجها هذا النوع. ويمكنك أيضا وصف النموذج بكلماتك فينشأ حسب وصفك.
تُستخرج قيم الحقول من الوثيقة نفسها: الأطراف والتواريخ والأرقام المرجعية والمبالغ والجهة المصدرة، فلا يبدأ الموظف من صفحة فارغة.
تظهر القيم المستخرجة للمراجعة مع مصدر كل قيمة، ويمكن تعديل أي حقل أو إضافة حقول قبل تأكيدها، فيبقى القرار النهائي للمستخدم.
عند فتح أي مستند تظهر بياناته في تبويب البيانات الوصفية بجانب المعاينة، فلا حاجة لفتح جدول آخر لمعرفة تفاصيله.
تدخل البيانات الوصفية في البحث والتصفية والتقارير، وتربط الوثيقة بملف القضية أو المشروع أو الجهة الخارجية المناسبة.
ترفع إدارة الموارد البشرية نموذج إخلاء طرف لموظف. يقترح وكيل البيانات الوصفية راصد نموذج «إخلاء طرف موظف» ويعبئ اسم الموظف ورقمه وآخر يوم عمل وحالة تسليم العهد والحالة المالية ومسؤول شؤون الموظفين من النص. يراجع الموظف القيم المستخرجة ويؤكدها. بعد شهر يبحث مدير الإدارة باسم الموظف فيجد النموذج ومرفقاته في نتيجة واحدة، مع بياناته جاهزة في اللوحة الجانبية.
يمكنك ذلك عند الحاجة، لكن وكيل البيانات الوصفية راصد يقترح النموذج المناسب من محتوى الوثيقة تلقائيا، ويمكنك اعتماده كما هو أو تعديل حقوله ليصبح نموذجا دائما لهذا النوع من الوثائق.
القيم المستخرجة تُعرض للمراجعة قبل الحفظ، ويمكن تعديل أي حقل. التأكيد النهائي بيد المستخدم، ويُسجَّل في سجل الوثيقة.
نعم. يُقرأ النص من الوثائق الممسوحة ضوئيًا بتقنية OCR ثم تُستخرج منه البيانات، بالعربية والإنجليزية.
نعم. يمكن البحث والتصفية بأي حقل من حقول البيانات، مثل اسم الجهة أو رقم العقد أو تاريخ الانتهاء، إلى جانب البحث في النص الكامل.
نعم. البيانات الوصفية جزء من سجل الوثيقة، وتبقى مرتبطة بها عبر إصداراتها، ويمكن تحديثها عند إصدار نسخة جديدة.
اجعل كل وثيقة تعرّف عن نفسها من اللحظة التي تُرفع فيها.
