وقّع واختم الوثيقة في المكان الذي تُدار فيه
لا تطبع الوثيقة لتوقيعها ثم تمسحها ضوئيًا وتعيد رفعها. أضف توقيع المستخدم أو ختم الإدارة داخل مستند، وطبّقه على الوثيقة، ثم احتفظ بالنسخة والإجراء ضمن سجل واحد.
وإذا كان الموقّع خارج المنشأة، أرسل له طلبًا آمنًا لتنفيذ الإجراء دون إنشاء حساب كامل، مع توثيق هويته عبر نفاذ.
كيف يعمل التوقيع الإلكتروني في نظام مستند؟
يحفظ المستخدم توقيعه المخصص داخل ملفه، وتحفظ الإدارة أو المنشأة أختامها وفق الصلاحيات. عند توقيع وثيقة أو ختمها، يطبق الإجراء داخل النظام ويُسجل اسم المنفذ والوقت والنسخة المرتبطة به. ويمكن إرسال طلب توقيع لطرف خارجي عبر رابط آمن وآلية تحقق مفعلة.
يُطبع العقد ويوقع يدويًا ثم يُمسح ضوئيًا ويرفع من جديد. خلال هذه الدورة تظهر نسخ متعددة، وقد لا يكون واضحًا من وقّع، ومتى، وهل النسخة المرفوعة هي نفسها التي حصلت على الاعتماد.
يوقع المستخدم أو يختم صاحب الصلاحية الوثيقة من داخل النظام، أو يرسل طلبًا لطرف خارجي عبر رابط آمن مع OTP أو نفاذ. يربط مستند التوقيع بهوية المنفذ ووقته وإصدار الوثيقة ويحفظه ضمن سجلها.
اعتماد أسرع وسلسلة توثيق متصلة دون طباعة ومسح ورفع نسخة منفصلة بعد كل توقيع.
الطباعة والتوقيع وإعادة المسح تكسر سلسلة الوثيقة
كل مرة تخرج فيها الوثيقة من النظام للطباعة تنشأ فجوة: هل وُقعت النسخة النهائية؟ من يحتفظ بالأصل؟ هل تغيرت صفحة قبل المسح؟ ولماذا توجد نسختان إحداهما موقعة والأخرى قابلة للتحرير؟
حتى الصور الملصقة كتوقيع لا تكفي وحدها لإثبات السياق. القيمة الحقيقية تأتي من ربط الإجراء بهوية المستخدم وصلاحيته ووقت التنفيذ والنسخة التي وقع عليها.
توقيع وختم مرتبطان بالصلاحية والسجل
توقيع شخصي لكل مستخدم
يمكن للمستخدم إضافة توقيعه وفق الخيارات المتاحة في ملفه، ثم استخدامه على الوثائق التي يملك صلاحية توقيعها. لا يعني توفر التوقيع أن كل مستخدم يستطيع تطبيقه؛ الصلاحية ومسار الاعتماد يحددان من يوقّع ومتى.
ختم للمنشأة أو الإدارة
يمكن إدارة ختم المنشأة أو الإدارة وإتاحته للمخولين فقط. يبقى الختم أصلًا إداريًا محكومًا بالصلاحيات، لا صورة يمكن لأي موظف تنزيلها واستخدامها خارج السياق.
توقيع ضمن سير العمل
يمكن جعل التوقيع خطوة تأتي بعد المراجعة والاعتماد. بذلك لا تصل الوثيقة إلى صاحب التوقيع إلا بعد اكتمال الشروط السابقة، ويُطبق التوقيع على النسخة الصحيحة.
توقيع خارجي دون حساب كامل
شارك الوثيقة عبر رابط آمن وحدد أن الإجراء المطلوب هو التوقيع أو المراجعة. يصل الطرف إلى الصفحة المخصصة، يتحقق وفق الآلية المفعلة، وينفذ الإجراء دون الدخول إلى بقية نظام المنشأة.
تحقق عبر نفاذ وسجل قابل للمراجعة
يمكن توثيق هوية الموقّع عبر نفاذ، ويسجل النظام من نفذ التوقيع أو الختم ومتى وعلى أي مستند أو إصدار، لتصبح النسخة مرتبطة بهوية الموقّع وسجل الإجراء.
يكتمل اعتماد اتفاقية خدمات داخل سير العمل. تصل خطوة التوقيع إلى المدير المخوّل، فيفتح النسخة المعتمدة ويوقعها داخل مستند. بعد ذلك تُرسل الاتفاقية إلى العميل عبر رابط آمن لتوقيعه، ثم تحفظ النسخة المكتملة مع سجل الإجراءات بدل تبادل ملفات متعددة بالبريد.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن حفظ توقيع المستخدم لاستخدامه لاحقًا؟
نعم. يدعم مستند إدارة توقيع المستخدم، مع تطبيق الصلاحيات التي تحدد الوثائق والإجراءات المتاحة له.
هل يمكن حفظ ختم المنشأة أو الإدارة؟
نعم. يمكن إدارة الأختام وإتاحتها للمستخدمين المخولين بدل تداول صورة الختم بين الأجهزة والبريد.
هل يستطيع طرف خارجي التوقيع دون حساب؟
يمكن إرسال طلب عبر رابط مشاركة آمن يتيح الإجراء المحدد فقط، وفق إعدادات التحقق والصلاحية ومدة الرابط.
هل يمكن توثيق هوية الموقّع عبر نفاذ؟
نعم. يدعم مستند التحقق من هوية الموقّع عبر نفاذ، سواء كان مستخدمًا داخل المنشأة أو طرفًا خارجيًا يستقبل طلب التوقيع.
كيف يوثق مستند عملية التوقيع؟
يربط مستند التوقيع بهوية الموقّع والتحقق عبر نفاذ ووقت التنفيذ والوثيقة أو الإصدار الذي طُبق عليه الإجراء، مع حفظ السجل والنسخة النهائية داخل النظام.
أبقِ المراجعة والاعتماد والتوقيع والنسخة النهائية ضمن دورة واحدة.
احجز عرضًا لنظام مستند