أنشئ وحرر المستندات مع فريقك من داخل مستند
اكتب الخطابات والعقود، حدّث الجداول، وراجع العروض التقديمية داخل النظام باستخدام أدوات تحرير تشبه تجربة Word وExcel وPowerPoint. يعمل الفريق على النسخة نفسها، وتُحفظ التغييرات في سياق الوثيقة دون تنزيل الملف وتعديله ثم رفعه وأرشفته من جديد.
وعندما تكون الوثائق خارج النظام، استوردها بالطريقة المناسبة: من الجهاز، أو بمسحها بالهاتف وتحويلها إلى PDF، أو من رابط، أو عبر Google Drive، أو باستيراد مجلد كامل مع الاحتفاظ بتنظيمه.
هل يمكن تحرير المستندات داخل نظام إدارة الوثائق؟
نعم. يتيح مستند إنشاء ملفات Word وExcel وPowerPoint وتحريرها من داخل نظام إدارة الوثائق، مع العمل التعاوني على نسخة مركزية واحدة وحفظ التغييرات والإصدارات تلقائيًا. كما يدعم إدخال المحتوى من الجهاز أو الهاتف أو الروابط أو Google Drive واستيراد المجلدات بهيكلها، ثم تصديرها لاحقًا عند الحاجة.
يعد فريق الإدارة عرضًا وميزانية وعقدًا لاجتماع واحد. تُرسل ثلاثة ملفات بالبريد، ويعدل كل مسؤول نسخته ثم يعيدها باسم مثل «نهائي» و«نهائي 2» و«آخر نسخة معتمدة». يضيع الوقت في دمج التعديلات، وقد يُعتمد ملف قديم أو يُرفع إلى الأرشيف دون مرفقاته الصحيحة.
ينشئ الفريق ملفات Word وExcel وPowerPoint داخل مستند أو يستوردها، ثم يعمل أصحاب الصلاحية على النسخة المركزية نفسها بصورة تعاونية. تُحفظ التغييرات والإصدارات داخل سجل الوثيقة، ويمكن ربط الملف بالمراجعة والاعتماد والتوقيع والأرشفة دون تنزيله وإعادة رفعه في كل مرحلة.
نسخة مرجعية واحدة، وتعاون أسرع، وتاريخ واضح للتعديلات، ودورة وثيقة متصلة من الإنشاء حتى الاعتماد والأرشفة.
التحرير التعاوني هو الميزة الأساسية، لا إضافة جانبية
المشكلة في تحرير المستندات داخل المنشآت ليست نقص أدوات الكتابة، بل تعدد النسخ وانفصال التعديل عن الصلاحيات والاعتمادات والأرشفة. لذلك يجعل مستند التحرير جزءًا من دورة الوثيقة نفسها.
اعملوا على نسخة واحدة
يفتح المستخدمون المخولون المستند نفسه بدل إنشاء نسخة لكل شخص. تظهر التعديلات على المحتوى المشترك، ويستطيع الفريق متابعة العمل دون جمع ملفات متعارضة في نهاية المراجعة.
حرروا في الوقت نفسه
يتيح التحرير التعاوني لأكثر من مستخدم مخول العمل على الوثيقة في الوقت نفسه، سواء كان المحتوى نصًا أو جدولًا أو عرضًا تقديميًا. يصبح التعاون داخل الملف بدل تبادل النسخ خارجه.
اضبط من يحرر ومن يراجع
ترتبط إمكانية العرض أو التحرير أو الاعتماد بصلاحيات المستخدم ووحدته التنظيمية ودوره في المعاملة. لا يعني وجود مستند مشترك أن الجميع يملك الحق نفسه في تغييره.
احتفظ بتاريخ التغيير
تُحفظ التعديلات ضمن إدارة الإصدارات وسجل التدقيق، بحيث يمكن معرفة من عمل على الوثيقة ومتى، ومراجعة الإصدارات السابقة أو استعادتها دون حذف التاريخ.
انقل المستند من التحرير إلى الإجراء
بعد اكتمال المسودة، يمكن بدء مهمة مراجعة أو سير اعتماد أو طلب توقيع أو ختم من السياق نفسه. لا يحتاج الفريق إلى تنزيل الملف ثم رفع «النسخة المعتمدة» كوثيقة جديدة منفصلة عن أصلها.
أدوات تحرير داخلية لملفات العمل اليومية
مستندات Word
أنشئ الخطابات والعقود والسياسات والتقارير وحرر النصوص والتنسيقات والجداول داخل النظام، ثم مرر الوثيقة للمراجعة والاعتماد والتوقيع.
جداول Excel
أنشئ الجداول وعدّل البيانات والصيغ والتنسيقات بصورة تعاونية، مع إبقاء الملف ضمن مساحة الإدارة وصلاحياتها وسجل إصداراتها.
عروض PowerPoint
جهّز العروض وراجع الشرائح مع الفريق من المصدر نفسه، بدل تبادل نسخ متعددة قبل الاجتماع أو الاعتماد النهائي.
أدخل الوثائق إلى مستند بالطريقة التي تناسب مصدرها
مستند لا يفترض أن كل وثيقة تبدأ بزر «رفع ملف». يدعم عدة مسارات لإدخال المحتوى وتنظيمه:
الإنشاء من داخل النظام
ابدأ مستندًا أو جدولًا أو عرضًا جديدًا داخل النظام. تُنشأ الوثيقة أصلًا في مجلدها وتصنيفها ومساحة الإدارة، فلا توجد مرحلة لاحقة للحفظ على الجهاز ثم الرفع والأرشفة.
الرفع من الجهاز
ارفع ملفًا واحدًا أو مجموعة ملفات من جهازك، ثم طبّق عليها البيانات الوصفية والتصنيفات والصلاحيات وإجراءات المعالجة المناسبة.
المسح الضوئي بالهاتف والتحويل إلى PDF
صوّر الوثيقة الورقية باستخدام الهاتف، واجمع صفحاتها بالترتيب، ثم حوّلها إلى ملف PDF يضاف مباشرة إلى مستند. بعد ذلك يمكن تشغيل OCR واستخراج البيانات وجعل النص قابلًا للبحث.
الاستيراد من رابط
أدخل رابط الملف ليجلبه مستند إلى المساحة المحددة بدل تنزيله محليًا ثم رفعه مرة أخرى، مع تطبيق إعدادات الوثيقة بعد الاستيراد.
المزامنة والاستيراد من Google Drive
انقل الملفات من Google Drive إلى مستند أو زامن النطاق المحدد وفق إعدادات الربط، ثم استفد من إمكانات البحث والصلاحيات وسير العمل والأرشفة داخل مستند.
استيراد مجلد كامل مع الاحتفاظ بتنظيمه
اختر مجلدًا من الجهاز ليُضاف إلى مستند بمجلداته الفرعية وملفاته وفق الهيكل نفسه. لا تحتاج إلى إنشاء المجلدات يدويًا ثم رفع كل مجموعة على حدة، ويمكن تطبيق قواعد الترقيم والمعالجة على المحتوى المستورد بحسب مكانه الجديد.
استورد الآن وصدّر لاحقًا دون فقدان الهيكل
تبقى الوثائق ملكًا للمنشأة وليست محتجزة داخل النظام. يمكن تصدير ملف أو مجلد أو نطاق من المحتوى عند الحاجة، مع الحفاظ على تنظيم المجلدات والملفات بصورة تساعد على نقلها أو تسليمها أو الاحتفاظ بنسخة خارجية وفق سياسة المنشأة.
ماذا يحدث للملف بعد إدخاله؟
سواء أُنشئ الملف داخل مستند أو وصل من الجهاز أو الهاتف أو رابط أو Google Drive، يمكن أن يدخل دورة الإدارة نفسها:
- وضعه داخل مساحة الإدارة والمجلد الصحيح.
- تطبيق الرقم المرجعي أو التسلسل الخاص بالمجلد.
- إضافة البيانات الوصفية والتصنيف ودرجة السرية.
- تشغيل OCR واستخراج النص من الصور وملفات PDF.
- تحليل المحتوى واستخراج الحقول المحددة.
- إنشاء فهرس للبحث بالكلمات والبحث الدلالي.
- ربطه بمهمة أو سير مراجعة واعتماد.
- توقيعه أو ختمه ومشاركته بأمان.
- أرشفته تلقائيًا وفق قواعد دورة الحياة.
ماذا تستفيد منشأتك؟
- إلغاء دورة التنزيل والتعديل والرفع المتكررة.
- تقليل تضارب النسخ واستخدام ملف قديم بالخطأ.
- تعاون لحظي بين المستخدمين المخولين على مصدر واحد.
- ربط التعديل بالصلاحيات وسجل التدقيق والإصدارات.
- إدخال الوثائق الورقية والرقمية من قنوات متعددة.
- ترحيل مجلدات كاملة دون إعادة بناء تنظيمها يدويًا.
- إبقاء الإنشاء والمراجعة والاعتماد والتوقيع والأرشفة في نظام واحدة.
- إمكانية تصدير الملفات والمجلدات لاحقًا عند الحاجة.
إعداد ملف عرض لمجلس الإدارة
ينشئ مسؤول الحوكمة محضر الاجتماع بصيغة Word، وتضيف المالية بيانات الميزانية في ملف Excel، ويحدّث فريق الاستراتيجية عرض PowerPoint. يعمل أصحاب الصلاحية بصورة تعاونية على الملفات داخل مجلد الاجتماع نفسه. بعد اكتمال المراجعة يبدأ مسار اعتماد، ثم تُقفل النسخ المعتمدة وتُحفظ ضمن سجل الاجتماع. وإذا كانت هناك مرفقات ورقية، تُمسح بالهاتف وتضاف PDF إلى المجلد ذاته. لاحقًا يمكن تصدير ملف الاجتماع كاملًا بتنظيمه عند طلبه للمراجعة.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن إنشاء وتحرير ملفات Word وExcel وPowerPoint داخل مستند؟
نعم. يوفر مستند أدوات لإنشاء هذه الملفات وتحريرها من داخل النظام بدل تنزيلها إلى برنامج منفصل وإعادة رفعها بعد كل تعديل.
هل يستطيع أكثر من مستخدم تحرير الوثيقة نفسها؟
نعم. يركز مستند على التحرير التعاوني للنسخة المركزية، بحيث يعمل المستخدمون المخولون على الوثيقة نفسها بدل إرسال نسخة لكل طرف.
هل تُحفظ التغييرات والإصدارات؟
نعم. ترتبط التعديلات بإدارة الإصدارات وسجل التدقيق، ما يسمح بتتبع التاريخ والرجوع إلى إصدار سابق عند الحاجة.
هل يجب تنزيل الملف واعتماده ثم رفعه من جديد؟
لا. يمكن تحريره ومراجعته وإدخاله في سير اعتماد وتوقيعه أو ختمه من داخل النظام، مع بقاء كل مرحلة مرتبطة بالوثيقة نفسها.
هل يمكن تحويل الوثيقة الورقية إلى PDF بالهاتف؟
نعم. يمكن مسح الصفحات بالهاتف وتجميعها في PDF ثم إضافتها مباشرة إلى مستند، وتشغيل OCR لجعل محتواها قابلًا للبحث.
هل يدعم الاستيراد من Google Drive أو من رابط؟
نعم. يمكن استيراد الملفات أو مزامنتها من Google Drive، كما يمكن جلب ملف من رابط بدل تنزيله ثم رفعه يدويًا.
هل يمكن استيراد مجلد من الجهاز دون فقدان المجلدات الفرعية؟
نعم. يستورد مستند المجلد مع هيكله الداخلي وملفاته، ثم يضيفه إلى المكان المحدد داخل النظام مع إمكان تطبيق قواعد المجلد عليه.
هل يمكن تصدير مجلد كامل لاحقًا؟
نعم. يمكن تصدير المحتوى لاحقًا مع الحفاظ على تنظيم المجلدات والملفات بما يناسب النقل أو التسليم أو الاحتفاظ الخارجي.
لا تجعل نظام إدارة الوثائق محطة أخيرة لرفع الملفات بعد انتهائها. اجعله المكان الذي تُنشأ فيه الوثيقة ويعمل عليها الفريق وتكتمل فيه دورتها.
احجز عرضًا للتحرير التعاوني والاستيراد في مستند