اكتب الخطابات والعقود، حدّث الجداول، وراجع العروض التقديمية داخل النظام باستخدام أدوات تحرير تشبه تجربة Word و Excel و PowerPoint. يعمل الفريق على النسخة نفسها، وتُحفظ التغييرات في سياق الوثيقة دون تنزيل الملف وتعديله ثم رفعه وأرشفته من جديد.
وعندما تكون الوثائق خارج النظام، استوردها بالطريقة المناسبة: من الجهاز، أو بمسحها بالهاتف وتحويلها إلى PDF، أو من رابط، أو عبر Google Drive، أو باستيراد مجلد كامل مع الاحتفاظ بتنظيمه.
نعم. يتيح مستند إنشاء ملفات Word و Excel و PowerPoint وتحريرها من داخل نظام إدارة الوثائق، مع العمل التعاوني على نسخة مركزية واحدة وحفظ التغييرات والإصدارات تلقائيًا. كما يدعم إدخال المحتوى من الجهاز أو الهاتف أو الروابط أو Google Drive واستيراد المجلدات بهيكلها، ثم تصديرها لاحقًا عند الحاجة.
يعد فريق الإدارة عرضًا وميزانية وعقدًا لاجتماع واحد. تُرسل ثلاثة ملفات بالبريد، ويعدل كل مسؤول نسخته ثم يعيدها باسم مثل «نهائي» و«نهائي 2» و«آخر نسخة معتمدة». يضيع الوقت في دمج التعديلات، وقد يُعتمد ملف قديم أو يُرفع إلى الأرشيف دون مرفقاته الصحيحة.
ينشئ الفريق ملفات Word و Excel و PowerPoint داخل مستند أو يستوردها، ثم يعمل أصحاب الصلاحية على النسخة المركزية نفسها بصورة تعاونية. تُحفظ التغييرات والإصدارات داخل سجل الوثيقة، ويمكن ربط الملف بالمراجعة والاعتماد والتوقيع والأرشفة دون تنزيله وإعادة رفعه في كل مرحلة.
نسخة مرجعية واحدة، وتعاون أسرع، وتاريخ واضح للتعديلات، ودورة وثيقة متصلة من الإنشاء حتى الاعتماد والأرشفة.
المشكلة في تحرير المستندات داخل المنشآت ليست نقص أدوات الكتابة، بل تعدد النسخ وانفصال التعديل عن الصلاحيات والاعتمادات والأرشفة. لذلك يجعل مستند التحرير جزءًا من دورة الوثيقة نفسها.
يفتح المستخدمون المخولون المستند نفسه بدل إنشاء نسخة لكل شخص. تظهر التعديلات على المحتوى المشترك، ويستطيع الفريق متابعة العمل دون جمع ملفات متعارضة في نهاية المراجعة.
يتيح التحرير التعاوني لأكثر من مستخدم مخول العمل على الوثيقة في الوقت نفسه، سواء كان المحتوى نصًا أو جدولًا أو عرضًا تقديميًا. يصبح التعاون داخل الملف بدل تبادل النسخ خارجه.
ترتبط إمكانية العرض أو التحرير أو الاعتماد بصلاحيات المستخدم ووحدته التنظيمية ودوره في المعاملة. لا يعني وجود مستند مشترك أن الجميع يملك الحق نفسه في تغييره.
تُحفظ التعديلات ضمن إدارة الإصدارات وسجل التدقيق، بحيث يمكن معرفة من عمل على الوثيقة ومتى، ومراجعة الإصدارات السابقة أو استعادتها دون حذف التاريخ.
بعد اكتمال المسودة، يمكن بدء مهمة مراجعة أو سير اعتماد أو طلب توقيع أو ختم من السياق نفسه. لا يحتاج الفريق إلى تنزيل الملف ثم رفع «النسخة المعتمدة» كوثيقة جديدة منفصلة عن أصلها.
أنشئ الخطابات والعقود والسياسات والتقارير وحرر النصوص والتنسيقات والجداول داخل النظام، ثم مرر الوثيقة للمراجعة والاعتماد والتوقيع.
أنشئ الجداول وعدّل البيانات والصيغ والتنسيقات بصورة تعاونية، مع إبقاء الملف ضمن مساحة الإدارة وصلاحياتها وسجل إصداراتها.
جهّز العروض وراجع الشرائح مع الفريق من المصدر نفسه، بدل تبادل نسخ متعددة قبل الاجتماع أو الاعتماد النهائي.
مستند لا يفترض أن كل وثيقة تبدأ بزر «رفع ملف». يدعم عدة مسارات لإدخال المحتوى وتنظيمه:
ابدأ مستندًا أو جدولًا أو عرضًا جديدًا داخل النظام. تُنشأ الوثيقة أصلًا في مجلدها وتصنيفها ومساحة الإدارة، فلا توجد مرحلة لاحقة للحفظ على الجهاز ثم الرفع والأرشفة.
ارفع ملفًا واحدًا أو مجموعة ملفات من جهازك، ثم طبّق عليها البيانات الوصفية والتصنيفات والصلاحيات وإجراءات المعالجة المناسبة.
صوّر الوثيقة الورقية باستخدام الهاتف، واجمع صفحاتها بالترتيب، ثم حوّلها إلى ملف PDF يضاف مباشرة إلى مستند. بعد ذلك يمكن تشغيل OCR واستخراج البيانات وجعل النص قابلًا للبحث.
أدخل رابط الملف ليجلبه مستند إلى المساحة المحددة بدل تنزيله محليًا ثم رفعه مرة أخرى، مع تطبيق إعدادات الوثيقة بعد الاستيراد.
انقل الملفات من Google Drive إلى مستند أو زامن النطاق المحدد وفق إعدادات الربط، ثم استفد من إمكانات البحث والصلاحيات وسير العمل والأرشفة داخل مستند.
اختر مجلدًا من الجهاز ليُضاف إلى مستند بمجلداته الفرعية وملفاته وفق الهيكل نفسه. لا تحتاج إلى إنشاء المجلدات يدويًا ثم رفع كل مجموعة على حدة، ويمكن تطبيق قواعد الترقيم والمعالجة على المحتوى المستورد بحسب مكانه الجديد.
تبقى الوثائق ملكًا للمنشأة وليست محتجزة داخل النظام. يمكن تصدير ملف أو مجلد أو نطاق من المحتوى عند الحاجة، مع الحفاظ على تنظيم المجلدات والملفات بصورة تساعد على نقلها أو تسليمها أو الاحتفاظ بنسخة خارجية وفق سياسة المنشأة.
سواء أُنشئ الملف داخل مستند أو وصل من الجهاز أو الهاتف أو رابط أو Google Drive، يمكن أن يدخل دورة الإدارة نفسها:
ينشئ مسؤول الحوكمة محضر الاجتماع بصيغة Word، وتضيف المالية بيانات الميزانية في ملف Excel، ويحدّث فريق الاستراتيجية عرض PowerPoint. يعمل أصحاب الصلاحية بصورة تعاونية على الملفات داخل مجلد الاجتماع نفسه. بعد اكتمال المراجعة يبدأ مسار اعتماد، ثم تُقفل النسخ المعتمدة وتُحفظ ضمن سجل الاجتماع. وإذا كانت هناك مرفقات ورقية، تُمسح بالهاتف وتضاف PDF إلى المجلد ذاته. لاحقًا يمكن تصدير ملف الاجتماع كاملًا بتنظيمه عند طلبه للمراجعة.
نعم. يوفر مستند أدوات لإنشاء هذه الملفات وتحريرها من داخل النظام بدل تنزيلها إلى برنامج منفصل وإعادة رفعها بعد كل تعديل.
نعم. يركز مستند على التحرير التعاوني للنسخة المركزية، بحيث يعمل المستخدمون المخولون على الوثيقة نفسها بدل إرسال نسخة لكل طرف.
نعم. ترتبط التعديلات بإدارة الإصدارات وسجل التدقيق، ما يسمح بتتبع التاريخ والرجوع إلى إصدار سابق عند الحاجة.
لا. يمكن تحريره ومراجعته وإدخاله في سير اعتماد وتوقيعه أو ختمه من داخل النظام، مع بقاء كل مرحلة مرتبطة بالوثيقة نفسها.
نعم. يمكن مسح الصفحات بالهاتف وتجميعها في PDF ثم إضافتها مباشرة إلى مستند، وتشغيل OCR لجعل محتواها قابلًا للبحث.
نعم. يمكن استيراد الملفات أو مزامنتها من Google Drive، كما يمكن جلب ملف من رابط بدل تنزيله ثم رفعه يدويًا.
نعم. يستورد مستند المجلد مع هيكله الداخلي وملفاته، ثم يضيفه إلى المكان المحدد داخل النظام مع إمكان تطبيق قواعد المجلد عليه.
نعم. يمكن تصدير المحتوى لاحقًا مع الحفاظ على تنظيم المجلدات والملفات بما يناسب النقل أو التسليم أو الاحتفاظ الخارجي.
لا تجعل نظام إدارة الوثائق محطة أخيرة لرفع الملفات بعد انتهائها. اجعله المكان الذي تُنشأ فيه الوثيقة ويعمل عليها الفريق وتكتمل فيه دورتها.
